Nedåt på sidan

Tema: periodiseringar vid bokslut

Vi har hunnit med att arbeta med periodiseringar som avskrivningar, varulagerförändringar, skulder över bokslutet för avdragen skatt, sociala avgifter, moms etc. Däremot återstår en del vanliga fall som i nästan alla företag blir aktuella för periodisering. Det handlar om upplupen ränta och förutbetalda kostnader.

En del principer och bakgrund ges på min sida "Periodisering", som rekommenderas alla kursdeltagare som tror sig behöva/kunna arbeta med bokslut under stundande praktikperiod. Sidan innehåller övningsexempel — givetvis med facit.

Upplupen ränta

Många företag har banklån. Lånets ränteförfallodag ligger nästan alltid vid en tidpunkt som är skild från bokslutstidpunkten. T.ex. upptäcker man vid bokslutet 31/12 2001 att man senast betalde ränta den 11/11 2001 och att nästa räntebetalningsdag, på samma lån, ligger ett kvartal senare, dvs den 11/2 2002. Räntan för tiden 11/11 - 31/12 är inte ännu betald vid bokslutstidpunkten. Men den ska, i överensstämmelse med god redovisningssed, räknas med! Den kallas upplupen ränta. Periodiseringen är relativt lätt om man vet räntesats, lånets storlek, och exakt tid från senaste räntebetalning fram till 31/12 eller vilken bokslutstidpunkt som gäller.

Förutbetalda kostnader

Bra exempel på vanliga kostnader som man betalar i förväg är lokalhyra och försäkringspremier. Då händer det att man betalar en hyra för sin affärslokal den 28 december 2001. Betalningen avser kvartal 1 2002 men ändå ska givetvis betalningen genast bokföras. Sen får man se till att denna betalda hyra kommer som en kostnad för år 2002 och inte hamnar på det föregående året, då betalning skedde. Detta arbete kallas för periodisering. Det är därför det behövs kurser i bokföring och bokslut.

Väsentlighetsprincipen ska man tänka på vid bokslutsarbetet. Man behöver inte lägga ner timmars arbete på att försöka periodisera rätt ränteintäkter om det handlar om 35 kr! Inte heller en ränteintäkt på 350 kr är väsentlig i ett företag med en omsättning på 35 milj kr. Så, överdriv inte periodiseringsansträngningarna. Om man har kontrakt på lokalhyran som gäller i sex år så borde man slippa ifrån periodisering av lokalhyran under åtminstone fem bokslut i följd.......

Kontantprincipen vs bokföringsmässiga grunder

Kontantprincipen gäller för oss vanliga dödliga. T.ex. när det gäller beskattning av inkomster. För fysiska personer måste en löneinkomst tas upp det år då lönen utbetalas - även om detta skulle vara ofördelaktigt. En ränta betalad på en skuld får dras av på skatten det år då räntan faktiskt har betalats, men inte något annat år, vare sig tidigare eller senare.

Kontantprincipen accepteras däremot bara undantagsvis för juridiska personer. För dessa och för företag i allmänhet gäller i stället att redovisning ska ske enligt bokföringsmässiga grunder.

Med bokföringsmässiga grunder menas att man i ett visst avseende bortser från när intäkter och kostnader betalas. Det är i stället så att det mest viktiga anses vara den period (år) då intäkterna genereras resp då kostnaderna uppstår.

Detta medför att man vid varje bokslut har att göra med periodiseringar, vilket kräver sin speciella uppmärksamhet och arbetsinsats.

Med periodisering menas, att man tar hänsyn till alla fordringar och skulder vid bokslutstillfället och man ser till att alla intäkter och kostnader hamnar i rätt period. Tillgångar med lång livslångd kan förorsaka kostnad under en följd av år (t.ex. byggnads avskrivning ). Det är vanligt att en kostnad som betalas i december är kostnad för följande år (t.ex. hyra som normalt betalas i förskott) eller att en i januari månad fakturerad tjänst är att hänföra till föregående år (t.ex. Revisorsarvodet). En hel del av bokslutsarbetet består i att göra dessa periodiseringar på ett riktigt sätt.

Det kanske måste poängteras att själva tidpunkten för betalningen ändå har sin givna betydelse. Betalningen måste ju bokföras!

Exempelvis, en anskaffad maskin, eller annan tillgång, kan behöva bokföras först då den levereras, dvs leverantörsfakturan bokförs, sedan betalningen och om maskinen betalas med en del i förskott, en del vid leveransen och en del efter en viss kredittid, t.ex. 3 månader så innebär detta tre olika bokföringar bara för betalningen. Sedan ska avskrivningar göras på maskinen i varje bokslut under maskinens ekonomiska livslängd. Vill man sen göra periodbokslut måste dessa årliga avskrivningar fördelas på varje period, t.ex. med 1/12 för varje månadsbokslut. Slutligen, när maskinen säljs, byts ut eller utrangeras (skrotas) behövs en sista bokföringsåtgärd, vilken brukar benämnas "rensning" eftersom förmodligen både ett tillgångskonto och ett avskrivningskonto berörs.

Detta exempel visar att allt vore enklare om vi i stället följde kontantprincipen. Då skulle endast betalningarna behöva bokföras men detta är ju vare sig tillåten princip eller god redovisningssed.

Detta hindrar inte att tankar finns, och återkommer med jämna mellanrum, om en redovisning där man accepterar kontantprincipen, på grund av att denna är mycket enklare. Att slippa kostnaderna för mödosamma periodiseringar i boksluten kanske är värt mer än den "förfinade" versionen med en redovisning enligt bokföringsmässiga grunder?

Här är på sin plats att påpeka att kontantmetoden tillåts komma till användning under löpande år när man har ett litet antal fakturor och en liten omsättning; i sådana fall ska detta framgå av registreringsbeviset (som Skatteverket utfärdar).

Bokföringsnämnden har kommit med nya anvisningar: BFNAR 2008:1. Däri anges bl.a. att
ett företag behöver inte periodisera inkomster och utgifter som var för sig understiger 5 000 kr

Det är ett klart syfte att få till förenklingar som inte förvanskar bokslutets resultat eller balansräkning...

Upplupen kostnad

Eftersom uttrycket förekommer så ofta behövs en lättfattlig definition:

"Det är fråga om en kostnad som gäller det aktuella året men som ännu inte har betalats"

Ett vanligt exempel är låneräntor. Dessa betalas ju i efterskott. Förfallodagen för en periods ränta kan mycket väl hamna i nästföljande räkenskapsår. Det är t.o.m. mycket vanligt. Företag med lån har här ett typiskt periodiseringsproblem.

Andra periodiseringar

Har företaget varulager, ska inventering ske vid varje bokslut. Varulagerförändringen bokförs. Är det en lagerminskning blir det en ökning av varukostnaden. Tvärtom vid lagerökning.

Har företaget anläggningstillgångar, ska avskrivning göras på dessa. Avskrivningens storlek ska motsvaras av den faktiska värdeminskningen på tillgångarna som är hänförlig till bokslutsåret.

Bland andra periodiseringar finns Förutbetalda kostnader och Upplupna intäkter. Då får man i bokslutet s.k. interimsfordringar, vilket betyder tillfälliga tillgångar eller fordringar över bokslutet. Exempel på det första är när företaget har betalt något i förskott, som hyra eller försäkringspremie. Exempel på det senare kan vara en utförd prestation, t.ex. en tjänst, vilken betalas av kunden först nästa år. Finns denna med bland ordinarie kundfordringar över bokslutet så utgör periodiseringen inget problem. Har man däremot inte kunnat fakturera tjänsten av någon anledning så bokförs fordran som en upplupen intäkt vid bokslutet.

Sammanfattningsvis leder periodiseringsarbetet till att upplupna kostnader och förutbetalda intäkter hamnar på balansräkningen som interimsskulder medan förutbetalda kostnader och upplupna intäkter återfinns på balansräkningens tillgångssida, ibland under rubriken interimsfordringar.

Övningsexempel i periodisering                           Facit                           Upp

1. Räntor har under året betalats med 62 000 kr. De upplupna, ännu ej betalda räntorna vid årsskiftet uppgår till 11 500 kr. Motsvarande ränteskuld var vid årets början 8 500 kr.
2. Beräkna räntekostnaden för året.
3. I ett företags bokföring finns kontona 2920 Upplupna semesterlöner samt 7010 Löner.
   IB på det förra kontot är 19.000 kr. Vid bokslutet för året beräknas semesterlöneskulden vara 28.000 kr.
4. Hur ska nu denna skuldökning bokföras?
5. Ett företags varuinköp uppgår ett år till 2.340.000 kr. Vid årets början fanns det varor för 450.000 kr i lager. Vid årets slut sker inventering och varulagrets värde fastställs (efter lägsta värdets princip samt FIFO) vara 520.000 kr.
6. Hur ska detta bokföras (vilka konton) och hur stor blir varukostnaden för året ifråga?
7. Ett företag bestämmer sig för att bokföra avskrivningar för värdeminskning på sina bilar med 265.000 kr i bokslutet per 31/12 2000. Man tillämpar den indirekta redovisningsmetoden, som är den rekommenderade bokföringsmetoden när det gäller avskrivningar.
8. Vilka konton används och hur ser bokföringen ut?
9. AB PC-experten har betalt försäkringspremier för sin företagsförsäkring under år 2002 med sammanlagt 64.800 kr. Vid bokslutet för 2002 visar det sig att en premie som betalts den 1/11 2002, på 30.000 kr, är för en försäkring som gäller ½ år framåt i tiden.
10. Hur ska detta bokföras vid bokslutet?
11. Hur stor är den upplupna ränteutgiften vid bokslut 31/12 2002 när förfallodagarna för ett banklån är 1/2, 1/5, 1/8 och 1/11 och skulden efter amortering den 1/11 2002 var 628.105 kr, räntesatsen är 7,7% ? Motsvarande upplupna ränteutgift var i det föregående årsbokslutet 9.285 kr. Detta kan bokföras på endera av två olika sätt.
12. Vilka sätt och hur?

Facit till övningsexemplen:

U p p     —    one folder content     —    lokalt index     —    hem

Update: 2010 04 14 [2012 12 04]
URL:    http://ejnar.se/ray/period.html